Een meeting inplannen wordt een eitje met deze tips!

Inplannen

Het inplannen van een goede vergadering is lastiger dan het lijkt. Je hebt veel ballen om hoog te houden en dat willen veel van de gasten nog wel eens onderschatten. Logisch als ze het nog nooit gedaan hebben, maar voor jou erg vervelend. Ik heb jaren in de hotellerie gewerkt waar ook een verantwoordelijkheid voor het organiseren en uitvoeren van meetings in zat. Hoewel je op dat moment niet de klant bent, heb ik hier veel van geleerd. Nu ik in mijn huidige baan vaak meetings moet organiseren heb ik een compleet beeld van de hobbels waar je tegenaan kan lopen in het proces. Daarom vertel ik je graag waar op te letten en wat te onthouden tijdens de organisatie om het zo soepeltjes mogelijk te laten lopen.

Foutmarge

Les 1: perfect bestaat niet. Calculeer in je planning vooraf in dat er minstens 5 dingen falikant misgaan. Met deze instelling zal je meeting 9 van de 10 keer goed gaan. En die ene andere keer waarin er meer dan 5 dingen fout gaan? Ach, daar heeft iedereen wel eens last van. Maar je kan wel zorgen dat deze 5 dingen in kleine zaken sluipen waardoor ze makkelijk op te lossen zijn. Dat doe je door een steving fundament te leggen voor je meeting.

Tips

Denk daarbij aan de volgende dingen:

• Boek zeer tijdig een Vergaderlocatie. Inventariseer zodra je de opdracht binnen hebt wat het budget is, hoeveel mensen er mee komen en of er een voorkeursgebied qua locatie is. Met deze informatie kan je je zoektocht al flink versmallen. Ga een keer kijken en vraag of het mogelijk is een keer te komen kijken naar een zaal die al in de juiste opstelling staat. Zo krijg je een goed beeld van de door jouw gekozen locatie.
• Zorg dat de gastenlijst en met name de informatie hier op compleet is. Zeker als je te maken hebt met een meeting waarbij er ook eten wordt geserveerd: vraag van te voren allergieën uit. Je kan qua eetwensen vaak niet met iedereen rekening houden, maar het laatste wat je wil is iemand met notenallergie die een paasstol eet en daarna afgevoerd wordt naar het ziekenhuis.
• Houdt de lijntjes met de locatie kort. Geef elke update of wijziging in jullie planning ogenblikkelijk door. Twee extra eters lijken voor jou geen probleem, maar de locatie moet hier wel genoeg voor inkopen. Je kan beter teveel doorgeven dan te weinig.
• Vergeet niet een beetje trots te zijn op wat je hebt georganiseerd! Relax, het komt goed!